Experten gehen davon aus, dass weltweit rund 2,8 Mio. Mails pro Sekunde verschickt werden. Der Journalist und Autor Carl Honore schreibt in seinem Buch „The Power of Slowness“, dass wir ungefähr alle drei Minuten eine Information zu verarbeiten haben. Das nimmt wertvolle Zeit ein, die größtenteils schlicht verschwendet ist. Denn vielfach kommunizieren wir nur deshalb, weil die Technologie einfach und billig ist, wir agieren unüberlegt und undiszipliniert. Wenn man bedenkt, dass wir ca. 8 Minuten benötigen um wieder in die Arbeit hinein zu finden, entpuppen sich Mails als ernstzunehmender Produktivitätskiller und Stressfaktor.

Es reicht!

Langsam aber sicher haben es viele satt und unterziehen sich einer Kommunikationsdiät. Aber wie? Schließlich ist jeder von uns in eine ganz bestimmte Kommunikationskultur eingebunden, aus der man nicht einfach aussteigen kann. In Unternehmen liegt es an den Führungskräften, Regeln nicht nur vorzugeben, sondern auch selbst danach zu handeln.

Will man die Informationsflut spürbar eindämmen, bieten allein unternehmensinterne Mails ein breites Betätigungsfeld. Bei Analysen wurde festgestellt, dass sie besonders störend und als nicht wertschöpfend empfunden werden. Es lohnt sich dabei auf 4 Typen zu achten, die allesamt bekannt sind:

• „… da sollten wir einmal darüber reden!“ - aus solchen Mails lässt sich kein Handlungsbedarf ableiten und deren Inhalte sind besser in einem persönlichen Gespräch aufgehoben.
• „Zur Info“-Mails stoßen ebenfalls auf wenig Gegenliebe, solange sie ohne konkrete Beauftragung bleiben und deren Bedeutung nicht einzuordnen ist.
• Unnötige Cc-Verteiler zeigen, dass hinsichtlich der Kompetenzen keine Klarheit herrscht oder Entscheidungen nicht konsequent getroffen werden. Sie sind ein Zeichen für Unproduktivität schlechthin.
• Ping-Pong-Mails in Kombination mit einer Lesebestätigung dienen oft nur dazu, jemandem nachzuweisen, dass er über einen Vorgang informiert war. Sie bringen gar nichts und gehören abgestellt.

Aber auch von Kunden muss man sich in dieser Hinsicht nicht alles gefallen lassen und mit ein wenig Fingerspitzengefühl und Konsequenz kann viel erreicht werden.

Offline arbeiten

Geht man einen Schritt weiter und deaktiviert noch das automatische Downloaden der Mails, ist eine weitere ungewollte Störungsquelle ausgeschaltet. Dabei empfiehlt es sich, vorher seine Kommunikationspartner zu informieren, zu welchem Zeitpunkt Mails gelesen und beantwortet werden. Damit gewinnt man viel Freiheit zurück und stellt fest, dass sich die Wichtigkeit vieler Dinge nicht nur relativiert, sondern sie sich von selbst erledigen, weil sie nur zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt wichtig waren.

Um effizient zu arbeiten, müssen Sie Ablenkungen konsequent ausschalten. Deshalb: Arbeiten Sie so oft es geht offline – Sie werden sich wundern, wie viel Sie auf einmal erledigen! Offline heißt: Handy ausschalten, Internetverbindung kappen, Tür zu! Probieren Sie es aus.

Zum Schluss noch ein Video zum Thema: Tim Bendzko mit „Nur noch kurz die Welt retten http://www.youtube.com/watch?v=4BAKb2p450Q,